Organisation und Aufgaben einer Meldestelle für Hinweisgeber: Das müssen Unternehmen jetzt wissen

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Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind Unternehmen mit mindestes 250 Mitarbeitenden dazu verpflichtet eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Und auch für Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten ist die kurzfristige Einrichtung einer internen Meldestelle von Vorteil, um externe Meldungen zu vermeiden. Denn voraussichtlich werden ab April 2023 die externen Meldestellen der Behörden eingerichtet sein und Hinweisgeber können sich dann an diese wenden.

Unternehmen fragen sich daher, wie eine solche Meldestelle organisatorisch umgesetzt wird, welche Aufgaben sie hat und wie mit eingehenden Meldungen umgegangen wird.

Aufgaben einer Meldestelle

Die Hauptaufgabe einer internen Hinweisgeber Meldestelle ist es, die geforderten Meldekanäle (mündlich, schriftlich, persönlich) zur Verfügung zu stellen, über welche der Whistleblower Meldungen zu möglichen Missstände abgeben kann.
Nach Eingang einer Meldung muss diese auf den sachlichen Anwendungsbereich sowie auf Plausibilität bzw. Stichhaltigkeit geprüft werden. Sofern der Hinweis noch nicht schlüssig ist, ist bei der hinweisgebenden Person nachzufragen (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde).

Zur weiteren Aufgabe einer Meldestelle für Hinweisgeber gehört es, die erforderlichen Folgemaßnahmen zu ergreifen, wie zum Beispiel unternehmensinterne Nachforschungen einzuleiten und betroffene Personen oder Arbeitseinheiten zu informieren. Hierzu gehört auch die Einstellung eines Verfahrens aufgrund eines Mangels an Beweisen. Erweist sich eine Meldung dagegen als stichhaltig und liegen ausreichend Beweise vor, ist die Abgabe des Verfahrens durch die interne Meldestelle an eine zuständige Behörde möglich.

Ferner hat durch die interne Meldestelle die fristgemäße Rückmeldung an den Hinweisgeber zu erfolgen (Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen, Mitteilung über die Folgemaßnahmen mit Begründung innerhalb von 3 Monaten).

Darüber hinaus muss eine interne Meldestelle den Mitarbeitenden Informationen über alternative externe Meldeverfahren leicht verständlich und zugänglich bereitstellen, zum Beispiel über die Internetseite, am schwarzen Brett oder im Intranet.

Ebenfalls ist eine Dokumentation in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung der Vertraulichkeit anzulegen. Hierzu gehört zum Beispiel auch, Sprachnachrichten oder Tonzeichnungen in einem vom Hinweisgeber freizugebenden Inhaltsprotokoll zu dokumentieren, sofern keine Einwilligung zur Speicherung vorliegt. Die gesamte Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Datenschutz

Auch datenschutzrechtlich ist bei der internen Hinweisgeberstelle einiges zu beachten: Bei der Bearbeitung von Hinweisen werden in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet, z. B. vom Hinweisgeber, etwas beschuldigten Personen und entsprechenden Schilderungen vom Sachverhalt.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist, unabhängig von der Rechtsgrundlage, mit einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen verbunden. Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz sehen daher die Notwendigkeit, eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen.

Zudem sind für die interne Hinweisgebermeldestelle in der Regel Datenschutzhinweise und ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis erforderlich. Auch die Prüfung, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder ein anderer Vertrag zur Verantwortlichkeit geschlossen werden muss, ist vom Beschäftigungsgeber zu erledigen.

Organisation der internen Meldestelle – unternehmensintern oder externer Dienstleister?

Die interne Meldestelle kann entweder vom Unternehmen selbst oder durch einen externen Dienstleister eingerichtet und betrieben werden. Letzteres Vorgehen ist gleich mit mehreren Vorteilen verbunden. So ist für die richtige Handhabung und die weitere Bearbeitung der eingehenden Meldungen umfangreiches Wissen und Erfahrung erforderlich, dass ein externer Dienstleister bereits mitbringt. Manchmal sind Informationen so sensibel, dass sich Whistleblower auch lieber an eine dritte Stelle wenden möchten als an eine Stelle innerhalb des Unternehmen. So können sich die hinweisgebenden Personen an den Meldestellenbeauftragten wenden und nicht gleich an eine staatlich betriebene Meldestelle.

Ein weiterer Vorteil für die Beauftragung eines externen Dienstleisters liegt darin begründet, dass ein Unternehmen, dass sich dafür entschieden hat die Meldestelle selbst zu organisieren, eine unabhängige und fachkundige Person einsetzen muss. Das bedeutet, dass sie insbesondere keinem Interessenskonflikt ausgesetzt sein darf und sich entsprechend regelmäßig fortbilden muss. Bei Beauftragung eines Dienstleisters mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle als Meldestellenbeauftragter ist die erforderliche Fachkunde und Unabhängig von Anfang an sichergesellt.

Die Intelli Revolution GmbH wurde 2020 in Hamburg als Plattform für Dokumentenautomation gegründet. Seither haben wir uns zu einem ganzheitlichen Compliance-Dienstleister weiterentwickelt, der Unternehmen in aller Welt dazu befähigt, Compliance wirtschaftlich und sicher umzusetzen. Im Fokus steht der Bereich Datenschutz, der stetiges Wachstum erfährt und seit 2022 unter der Marke BEREDI Datenschutz geführt wird. Zudem bieten wir eine interne Hinweisgeber-Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt, die Identität des Whistleblowers schützt und so Reputationsschäden verhindert. Ergänzend hierzu versetzen wir Unternehmen dazu in die Lage, Innovationen anzustoßen und die mit ihr verbundenen Projekte erfolgreich umzusetzen.

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