Wirtschaft und Finanzen Guter Kundenservice beginnt beim ersten Kontakt

Guter Kundenservice beginnt beim ersten Kontakt

Ein Unternehmen ist nur so gut wie der schwächste Mitarbeiter. Deshalb sollten Unternehmen bereits bei den Bewerbungen achtsam sein und gezielt aussieben. Häufig lohnt es sich lieber etwas länger nach dem passenden Bewerber zu suchen anstatt vorschnelle Entscheidungen zu treffen. Der Mitarbeiter muss qualifiziert sein, aber gute Noten allein reichen nicht aus, sie müssen auch ins Team passen und über soziale Kompetenzen verfügen. Dies fängt bereits auf der untersten Ebene an, so Rieta de Soet, Geschäftsführerin der Global Management Consultants AG.

Der erste Kontakt zwischen dem Kunden und der Firma entsteht meist über den Empfang. Die Empfangskraft nimmt eingehende Anrufe entgegen, beantwortet den ersten Email-Kontakt, ist die erste Angestellte der man im Betrieb begegnet und sollte für gewöhnlich auch einen Überblick darüber haben, welche Arbeitskräfte sich momentan im Gebäude befinden.

Die Empfangskraft sollte stets freundlich zu den Kunden sein, selbst wenn diese – aus welchem Grund auch immer – einmal aufgebracht sein sollten. Dann sollte sie in der Lage sein, den Kunden zu besänftigen. Ein gepflegtes Äußeres ist selbstverständlich, so Rieta de Soet, die auf das Auftreten ihrer Mitarbeiter großen Wert legt.

Die Empfangskraft hat mehrere Verantwortungen inne.

1. Telefondienst: Die Empfangskraft ist für gewöhnlich auch für den zentralen Telefonservice zuständig. Sie sollte eine gut verständliche Aussprache haben. Selbst in einer Region mit ausgeprägtem Dialekt, sollte sie Hochdeutsch sprechen. Des Weiteren muss sie genauestens darüber informiert sein, wer im Haus welchen Zuständigkeitsbereich hat. Nur so wird gewährleistet, dass der Kunde richtig verbunden wird und nicht unnötig “weitergereicht” wird, so Rieta de Soet. Wird dem Kunden ein Rückruf versprochen, so sollte dies auch relativ zeitnah erfolgen.

2. Zu der Empfangsperson kommen auch meist die ersten Emails. Die Anfragen sollten schnellstmöglich weitergeleitet oder selbst beantwortet werden, falls möglich. Auch hier gilt: Freundlichkeit hat oberste Priorität, so Rieta de Soet. Des Weiteren sollte die Empfangskraft deutsch und englisch perfekt beherrschen, sowie nach Bedarf andere Sprachen. Dies zeugt von hoher Kompetenz, ebenso wie das Vermeiden von Rechtschreibfehlern. Hier schleichen sich schnell mal kleine Fehler ein, z.B. die falsche Anrede Herr/Frau, das sind Flüchtigkeitsfehler, die durch ein bestimmtes Maß an Sorgfalt leicht vermieden werden können.

3. Manche Kunden treten lieber persönlich mit der jeweiligen Firma in Kontakt. Zunächst wenden sie sich an die Empfangskraft. Diese sollte dem Kunden schnellstmöglich ihre Aufmerksamkeit zuteil werden lassen und ein freundliches Lächeln macht auch immer einen guten Eindruck. Außer einem gepflegten Erscheinungsbild, solte auch darauf geachtet werden, keinen Kaugummi zu kauen und nicht mit dem Handy zu spielen.

Es gibt viele Dinge, die bei einer guten Empfangskraft berücksichtigt werden müssen. Das Gesamtpaket muss stimmen. Um sicherzustellen dass die Kunden beim ersten Kontakt nicht abgeschreckt werden, muss das passende Personal gefunden werden.

Über GMC AG

GMC AG mit Hauptsitz in Zug/Schweiz, ist mit zahlreichen Business Centern international in Amerika, Australien, Asien und Europa vertreten. In seinen Business Centern stehen Betriebswirte, Steuerberater, Marketing- und Unternehmensberater den Kunden zur Verfügung, die seit über 20 Jahren in den Bereichen Business Center, Firmengründung und Managementberatung tätig sind.

Kontakt
GMC Global Management Consultants AG
Rieta Vanessa
Gubelstrasse 12
6300 Zug
0041 41 560 77 00
pr@news-channel.ch
http://www.gmc-consultants.ch

Neue Folgen: Erfolgreicher “Flopcast” von Lexware geht in die zweite Staffel

Mutige Gründer*innen erzählen von der Chance des Scheiterns Freiburg, 15.07.2020. Seit November 2019 berichten mutige Unternehmer*innen in dem von Lexware initiierten Podcast-Format "Flopcast" von ihren persönlichen Momenten des Scheiterns, was sie daraus gelernt haben und wie ihnen der Weg zurück in die Erfolgsspur gelang. Aufgrund des hohen Anklangs der ersten Staffel wird der Flopcast in einer weiteren Staffel fortgeführt. Fünf Episoden sind bereits erschienen, jede...

Recruiting nach Corona – Was Sie heute schon bedenken sollten

In der aktuellen wirtschaftlichen Situation fällt es einem manchmal schwer, sich glaubhaft vorzustellen, dass sich die Wirtschaft irgendwann wieder normalisieren wird. Dass Unternehmen auch wieder normal Mitarbeiter einstellen werden. In vielen Fällen müssen dann Stellen dann nachbesetzt werden, die genau wegen der Pandemie nicht mehr besetzt sind. Der Arbeitsmarkt hat sich bereits jetzt verändert: es gibt wieder mehr aktive Bewerber, die aber auch bei...

Verbraucherbefragung: Kleine und mittelständische Betriebe werden in sozialen Netzwerken kaum wahrgenommen

Grundlegende Infos und Aktualität sind Nutzern beim Social Media-Auftritt von KMU besonders wichtig Soziale Netzwerke begleiten die Menschen in vielen Bereichen ihres Alltags. Auch für berufliche oder geschäftliche Zwecke werden die digitalen Kanäle seit einigen Jahren immer häufiger genutzt. Doch während das Teilen wichtiger Infos und Neuigkeiten auf Facebook und Co. für größere Unternehmen zum Tagesgeschäft gehört, werden die Aktivitäten kleiner und mittelständischer Betriebe auf...

Agile Coach & Transformation Consultant Ausbildung in Zürich startet

In der Weiterbldung von Dr. Kraus & Partner erwerben die Teilnehmer die Beratungskompetenz und das nötige Methodenwissen, um Agilitäts-Projekte zum Erfolg zu führen. Wie können wir unsere Agilität erhöhen? Das fragen sich zurzeit branchenübergreifend - auch corona-bedingt - viele Unternehmen in der Schweiz, weil sich in ihrem Umfeld so vieles und nicht selten unvorhergesehen ändert. Doch leider berücksichtigen sie bei ihren Projekten zum Steigern ihrer...

Aktuelle Pressemeldungen